La “Think Week” de Bill Gates: Un modelo de reflexión profunda para la innovación
¿Sabías que Bill Gates, uno de los hombres más ricos del mundo, dedica dos semanas al año para un retiro solitario para reflexionar y planificar el futuro? En vez de disfrutar de lujosos yates o playas exóticas, se sumerge en un mar de libros y artículos para desconectarse del mundo y conectar con sus ideas más innovadoras.
¿Qué es la “Think Week”?
La “Think Week” es una rutina anual que Bill Gates ha mantenido durante años. Durante esas semanas, se aísla completamente para leer, pensar y escribir sobre diversos temas. Esta práctica ha sido fundamental para su éxito y su capacidad para innovar constantemente.
En el documental de Netflix llamado “Inside Bill`s Brain” del año 2018, sobre el creador de Microsoft, se puede encontrar información de primera fuente sobre la biografía de Gates, así cómo de sus proyectos actuales.
Lo interesante de este documental, son aquellas características de personalidad y rutinas que lo hacen una persona única en el mundo.
Una de aquellas rutinas es llamada por él mismo la “Think Week”, la que consiste en llevar consigo un lote de libros, ensayos y artículos y pasar una semana en un lugar aislado, pensando sobre distintos temas o proyectos en completa soledad.
Hay un pasaje en este documental donde Bill Gates describe cómo funciona este proceso de pensamiento. En sus palabras: “Es mi momento CPU para pensar las cosas” Una CPU (Unidad Central de Procesamiento) es el “cerebro” de una computadora. Su función principal es ejecutar las instrucciones de los programas entre los diferentes componentes del sistema. En términos simples, la CPU procesa los datos y ejecuta las órdenes que permiten que la computadora realice tareas.
Por lo tanto lo que hace Bill Gates es PROGRAMAR LO QUE VA A PENSAR luego EJECUTAR este proceso de pensamiento. En este proceso desarrolla distintas preguntas y trata de desplegar la información al respecto. Pero este sistema tal cómo se grafica en este documental no siempre fue el mismo.
Indagando en la red sobre esta “Think Week” encontré dos fuentes directas, la primera es un artículo del The Wall Street Journal escrito por el periodista Robert A. Guth en marzo de 2005, quien fue el primer periodista en visitar a Bill Gates en la casa de campo para su semana de reflexión.
Curiosamente en la descripción del periodista, esa semana parecía más un largo maratón de lectura de decenas de informes de los ingenieros o gerentes de Microsoft, con algunos minutos para comer y distraerse, destinando 5 minutos para resolver un problema de Bridge online. En algunos días, comenta el periodista, Gates pasa todo el día “reflexionando” quedándose despierto hasta las 2 o 3 de la madrugada.
“Comienza la mañana en la cama leyendo artículos de ingenieros, directivos y gerentes de productos de Microsoft y tomando notas al margen. No toma desayuno y después va al segundo piso a leer más artículos. A las horas del almuerzo y la cena vuelve al primer piso a leer artículos mientras come en la mesa de la cocina, donde tiene vista de las montañas.”
“…Después de cuatro días de este retiro, Gates había leído 56 artículos mientras algunos días trabajaba 18 horas. Su récord se sitúa en 112 artículos. No sé si alcanzaré mi récord, pero ciertamente leeré 100 , aseveró.”
“…Las lecturas y pensamientos originados en esta semana generan una avalancha de e-mail y comentarios de Gates. Un informe puede inspirar un e-mail que se envía a docenas de empleados por todo el mundo. Los empleados esperan con ansiedad esta semana con la esperanza que sus proyectos recibirán la luz verde o influenciarán el rumbo de la compañía.”
La segunda referencia a la “Think Week” es un discurso del mismo Bill Gates para la Microsoft CEO Summit, Redmond, del 14 de Mayo de 2008 donde casi al final de su presentación especifica: “Un último enfoque que realmente se ha vuelto importante a lo largo de los años es lo que llamamos “Think Week”. Tradicionalmente, esto se centraba más en que me fuera durante una semana y que la gente me enviara muchas ideas, generalmente unas 300, y luego yo las tomaba y les proporcionaba comentarios. Ahora lo que hemos hecho es tomar a la amplia comunidad técnica, los 50 principales pensadores de ingeniería de la empresa, y todos ellos participan. Eso es posible porque pasó de ser un proceso basado en papel en el que literalmente llevaba cajas a un lugar en la playa y me sentaba allí durante una semana, leyéndolas día y noche y garabateando en ellas, a ponerlo completamente en línea.”
Este proceso según expresó Bill Gates, evolucionó a un sistema institucionalizado donde se elegían los mejores 30 artículos y todos podían agregar sus comentarios en un sistema online para llegar al mismo resultado que sus maratones de lectura. La idea es descubrir qué artículos o investigaciones tenían más comentarios y eran mejor valorados y así determinar su socialización con toda la empresa o en el mejor de los casos la aprobación para comenzar un gran proyecto.
La “Think Week” ha evolucionado con el tiempo, desde que Bill Gates estaba totalmente involucrado en Microsoft, hasta su actual rol dentro de la Fundación Bill & Melinda Gates. Actualmente los libros, investigaciones y ensayos que se lleva a su casa de campo, totalmente aislado de sus familiares y amigos, le permiten reflexionar sobre temas tan variados cómo Energía, Salud, Pobreza y Educación, donde el planteamiento radica en encontrar soluciones a grandes problemas de la humanidad.
¿Por qué Bill gates se toma una semana completa para reflexionar?
Sin duda tiene que ver con la dinámica de trabajo que tiene, pero ante todo de su estilo de personalidad. En el libro “Hard Drive” de los autores James Wallace Jim Erickson, publicado en 1990 se pueden encontrar interesantes pasajes sobre la dinámica de trabajo de Bill Gates, especialmente en los inicios de la empresa y luego cuando adquirió compromisos de gran envergadura: “Los plazos serían terribles. IBM deseaba una versión inicial del sistema operativo y BASIC para mediados de enero. -Nos mostraron que ya teníamos tres meses de atraso antes de empezar – recordó Gates. Los domingos por la noche, Gates se tomaba un descanso para ir a cenar a casa de sus padres. Pero esta vez le dijo a su madre que seguramente no la volvería a ver sino después de seis meses”.
El trabajo de esta empresa en rápido crecimiento era totalmente de locura, llegando a trabajar él y sus empleados de 60 a 80 horas semanales, incluyendo los sábados y domingos, y muchas veces durmiendo en su propia oficina: “Eso no significaba que a Gates no le interesara su aspecto; simplemente no podía llegar a asignarse el tiempo necesario para su higiene de manera regular. Parecía que siempre había otros asuntos urgentes que requerían su atención. Cuando encontraba el tiempo, se afeitaba, duchaba y cambiaba de camisa. Pero no destinaba gran prioridad a esa parte de su vida. – Cuando uno veía a Bill, siempre se preguntaba: ¿Dónde durmió anoche en su despacho? – expresó una joven que trabajó para Microsoft desde 1983 hasta 1986-.”
Pero no sólo estaba a la cabeza del acelerado crecimiento de Microsoft, sino que además estaba totalmente involucrado en cada idea, proyecto o proceso: “-El (Gates) estaba allí haciendo micromanagement de todo, todos los días y en todo momento -dijo un ex integrante del Grupo de Sistemas Interactivos-. Las personas avanzaban y después nos enterabamos de que, a nuestras espaldas, Bill iba e invertía totalmente la dirección de las cosas que hacíamos y nunca se preocupaba por informarnos.”
Entonces resulta evidente que una semana de “desconexión” del acelerado ritmo de trabajo de Microsoft le permitía integrar, a “su manera”, unas vacaciones con altas dosis de reflexión focalizada. La inmersión en plena naturaleza, sin ningún otro estímulo ni interrupción, le ayudaba a mantenerse totalmente conectado con su empresa, descansar y tomar decisiones estratégicas.
Con los años esta dinámica de dos semanas anuales se ha mantenido intacta ya que le permite minimizar todos los estímulos externos por siete días y focalizarse completamente en los temas en los que requiere tomar grandes decisiones. Y es que Bill Gates aún tiene un trabajo muy activo en su fundación, supervisando cientos de iniciativas y proyectos.
¿Cuáles son las ventajas de tomar una “Think Week” ?
Dentro de las ventajas está la posibilidad de mantener una dinámica laboral altamente productiva respecto a los avances de proyectos, ideas o decisiones futuras, a la vez que se logra una desconexión total de los estímulos diarios, ya sean familiares, laborales o virtuales (redes sociales, email, distracciones cotidianas). Pudiendo avanzar al máximo o incluso terminar proyectos que de otra manera seguirán sin ser concretados.
Se puede alcanzar un flujo de trabajo constante y dedicado a temas específicos en los que se puede reflexionar, llegando a niveles de concentración altamente eficientes y creativos. Lograr niveles altos de rendimiento sólo es posible cuando las condiciones externas e internas lo permiten, especialmente cuando este flujo de retroalimentación positiva se va acumulando poco a poco en las largas jornadas. En un principio podemos parecer lentos y erráticos pero de un momento a otro el flujo productivo se volverá magníficamente eficiente generando una sensación interna de satisfacción.
Así mismo la posibilidad de lograr un descanso profundo, debido a que podemos desconectarnos de los pequeños dramas del día a día, que sin ser menos importantes, pueden causar un estancamiento emocional que puede durar varios minutos u horas, quitándonos creatividad y flujo productivo.
Al elegir un lugar totalmente aislado podemos destinar el tiempo de los traslados al trabajo, los trámites diarios, compromisos familiares y laborales, conflictos e interrupciones, enteramente a nuestro objetivo de pensamiento o reflexión.
Sugerencias para una “Think Week” estilo Bill Gates
Planificar con anticipación
El primer paso una exitosa “Think Week” es planificar todos los detalles en nuestra empresa o actividad independiente (¿quien se hará cargo de mis funciones?, determinar fechas concretas para los proyectos pendientes, y el cierre de los mismos, verificar que ninguna actividad importante interfiera con la semana, etc) y por otro lado planificar los detalles asociados con mi familia o amigos (que ninguna actividad importante coincida con esta semana, tales cómo cumpleaños o aniversarios), lo demás, que tiene relación con trámites, pago de cuentas, etc. se puede dejar en manos de un familiar o persona de confianza.
Avisar a nuestros familiares, padres y amigos que no estaremos disponibles por una semana.
Planificar la estadía especificando el lugar idóneo ( para estar más cerca del modelo de Bill Gates se recomienda un lugar en plena naturaleza, tranquilo y desconectado de la gran ciudad), así cómo, organizar mi maleta con la vestimenta adecuada, implementos de aseo y limpieza personal, etc.
La alimentación también requiere ser planificada, por lo que se sugiere gestionar con algún restaurante cercano o aplicación la entrega en horarios determinados. Si esto no fuera posible, es necesario destinar un tiempo específico para esta actividad.
Definir temas en los que se va a reflexionar
Lo más recomendable es planificar los temas con anticipación, una o dos semanas antes de la “Think Week”. Evaluar con detenimiento el impacto de los temas a trabajar para estar seguro de su relevancia.
La elección de estos temas tendrá directa relación con el tipo de trabajo que tengas, si eres un emprendedor independiente que hace todas las tareas o si eres el gerente de una empresa multinacional que tiene asistentes y diferentes áreas a su cargo.
Para un gerente o jefe de área, la “Semana de Reflexión” podría estar enfocada en desarrollar uno o dos grandes proyectos, revisar ideas o tendencias, evaluar factibilidad de proyectos, entre otras tareas.
Un emprendedor por otra parte podría centrarse en desarrollar un negocio online, escribir un libro o investigar en profundidad algún tema de interés para el desarrollo de sus competencias.
No existen límites ni restricciones respecto a los temas a tratar. Lo importante es que sean totalmente relevantes y que tengan un impacto real en las decisiones futuras.
Estipular metas ambiciosas pero realistas
Tomemos cómo ejemplo lo que hacía Bill Gates, que comenzaba con una base de datos de 300 estudios o artículos pero generalmente terminaba con 100 en cada “Think Week”. El proceso de filtro no lo conocemos pero sin duda se asocia a las perspectivas contingentes de Microsoft en su momento. Un ejemplo documentado en la entrevista de Robert A. Guth es el siguiente: “Gates se situó detrás de los monitores de PC, que mostraban una base de datos de casi 300 informes para esta semana. Entre los temas de estos están el auge del video en Internet, la capacidad del disco duro y los avances decrecientes de la velocidad de los microprocesadores, tradicionalmente el motor del crecimiento del mercado de las PC.
Otros temas cubiertos por los informes incluyen las tendencias de la fotografía digital y las computadoras en 2005. Aquí hay uno sobre seguridad, que simplemente es un gran avance, dijo Gates, inclinándose en su silla y haciendo clic en un informe titulado Can We Contain Internet Worms? ( Podemos contener los gusanos de Internet?), del grupo de investigación de Microsoft en Inglaterra.” Cabe destacar que cada informe estaba impreso en papel con su respectivo respaldo en digital.
Es importante por lo tanto, para estar a la altura de una “Think Week”, definir metas que nos pongan al límite de nuestras capacidades pero que sean realistas para nuestras posibilidades. La prioridad siempre es la regla de oro. Priorizar aquellas ideas o proyectos que pueden tener un real impacto en nuestro negocio.
Desconexión total flexible
La desconexión total implica una serie de reglas que debes seguir estrictamente pero de manera flexible. Por ejemplo puedes tener internet pero te recomiendo quitar las notificaciones de todas las redes sociales y evitar a toda costa revisar tu email.
Para distraerte la mejor alternativa son los libros. Pero también puedes definir cómo regla, que utilizarás internet para leer algún artículo de interés o tal vez utilizar una hora de tu tiempo para capacitarte sobre algún tema relevante de manera online.
Si quieres ser flexible podrías definir una regla menos estricta y conectarte por 10 minutos tus redes sociales y tu email pero cada 3 días. Para evitar la tentación es mucho mejor ocultar los iconos o desinstalarlas por toda la semana.
Sin duda el aspecto más difícil para algunas personas serán los efectos de desintoxicación de las redes sociales y su impacto en los primeros días. No es raro tener un sentimiento de angustia o inquietud que con los días irá desapareciendo. Por eso es recomendable comenzar una semana antes de la “Think Week” a restringir el tiempo de uso de las mismas.
Las noticias también están restringidas, ya sea por medio de noticieros, resúmenes en la red o diarios.
Puedes usar alguna plataforma de Inteligencia Artificial en línea solo para temas de investigación o apoyo. Por ejemplo, para desarrollar las preguntas que necesitas para evaluar un tema determinado o encontrar información detallada sobre un tópico.
Realizar micro descansos
Si bien el modelo de la “Think Week”, al promover la desconexión en un entorno natural permite un descanso profundo, también se hace necesario realizar micro descansos de algunos minutos cada 1 hora, los que pueden incluir la lectura de una o dos páginas de un libro de desarrollo personal, meditar, la solución de un problema de sudoku, completar un crucigrama, pintar o dibujar, levantar un par de pesas, tomar un refresco o gaseosa mientras contemplas la naturaleza, dar un paseo por el entorno, etc.
Recuerda que esto es flexible. No debes sentirte culpable de dormir una siesta o pasar más tiempo leyendo algo en el sofá. Debes lograr una dinámica fluida y consciente durante esta semana pero también ser permisivo con tu propio ritmo y proceso de adaptación, si es la primera vez que lo intentas.
¿Cómo se estructura el modelo de reflexión durante la “Think Week”?
La estructura que tiene el modelo de reflexión tal cómo la desarrolló Bill Gates es simplemente definir una serie de preguntas asociadas a un tema cómo posibles hipótesis. En el documental de Netflix Bill Gates dice: “Cuando escribo las cosas en las que voy a pensar, es cómo programar: ¿Cuándo subirán las tasas de interés?, ¿Por qué las clínicas no funcionan mejor? ¿El sector privado es bueno para esto? ¿Cuenta con capacidad? ¿A cuántas ciudades llegará? ¿Cómo hacer pruebas de seguridad? ¿Hemos subestimado algo? ¿Qué hay en los desechos cloacales? Y luego pienso si necesito leer algunos libros sobre el tema o hablar con alguien más. Y a veces me digo: ‘solo necesito pensar’.”
Un buen punto de partida es definir por cada proyecto a reflexionar unas cinco preguntas que requieran ser solucionadas o que debe responder el proyecto. Si quedan vacíos relevantes, investigar sobre lo mismo o simplemente pensar una solución adicional.
Por ejemplo, si necesito evaluar un proyecto para un nuevo producto en mi empresa puedo partir con estas preguntas: ¿La implementación de este nuevo producto puede competir con nuestros productos más demandados? ¿Cómo afectará esto a nuestros clientes? ¿Contamos con una logística adecuada? ¿Necesitamos contratar a nuevas personas? ¿Nuestra cultura organizacional está preparada para esto?.
Luego puedo partir respondiendo estas preguntas de manera libre, leer un par de libros o investigaciones de temas asociados o simplemente pensar y anotar estas ideas.
Te sugiero anotar todo el proceso de reflexión en un block de notas, desde las preguntas hasta la conclusión final, con el objeto de revisar el proceso completo constantemente y hacer los cambios necesarios o replantear preguntas alternativas.
¿Qué puedes esperar al finalizar la “Think Week”?
Obtener avances importantes respecto al desarrollo de productos o ideas.
Encontrar soluciones creativas para futuras implementaciones.
Conocer tus límites y verdaderas capacidades en un entorno de desconexión total.
Descansar tu mente y cuerpo con la subsiguiente sensación emocional de satisfacción, confianza y desarrollo personal.
Conclusión
La “Think Week” de Bill Gates es un ejemplo poderoso de cómo la reflexión y la planificación pueden impulsar la innovación y la productividad en un entorno de desconexión. Al implementar una versión de esta práctica en tu propia rutina, puedes descubrir nuevas ideas, mejorar tu enfoque y alcanzar tus metas con mayor eficacia.
Puedes crear tu propia “Think Week”, adaptándola a tus necesidades, estilo de vida y personalidad. Puedes comenzar con uno o dos días desconectandote progresivamente, o bien, puedes replicar la semana completamente en algún hotel cercano a tu residencia actual sin salir de la ciudad. Déjate llevar, aprende a conocer tus capacidades y limites y aprovecha todos sus beneficios para tu desarrollo personal, negocio o proyectos.
AUTOR ARTICULO: Moisés España, Psicólogo